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4ième Forum Européen de l’Accessibilité Numérique
4e Forum Européen de l'Accessibilité Numérique, 12 avril 2010, Paris
Conférence : produire des documents PDF accessibles
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Résumé
Documents de référence, notes et bulletins d'information, formulaires, rapports, plaquettes institutionnelles journaux internes... Le format PDF est devenu l'un des principaux formats de diffusion pour ce type de documents. S'intéresser à l'accessibilité de ce format devient donc essentiel.
La solution à mettre en œuvre s'appelle le balisage. Qu'est-ce qu'un PDF balisé ? Comment parvient-on à ce résultat ? Comment acquérir les compétences nécessaires ? Comment intégrer le balisage à la chaîne de production des documents PDF ?
Comme pour les autres problématiques d’accessibilité, le mieux est d’intégrer l’accessibilité dès la phase de conception. Mais il n’y a pas une seule chaîne de production pour les documents PDF.
On peut classer les PDF en 2 grandes catégories : les PDF qui sont générés de façon « industrielle » et ceux qui sont générés de façon « manuelle » :
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Par chaîne industrielle, on entend une chaîne de production totalement ou fortement automatisée avec dans de nombreux cas des PDF générés « à la volée » de façon automatique (exemple : relevé de consommation ou factures de services grand public)
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On parle de chaîne manuelle quand chaque document est créé de façon manuelle avec l’intervention d’une personne pour concevoir le document : il y a par exemple les documents bureautiques, il y a aussi ce qu’on va appeler les « documents d’éditions » dont les caractéristiques sont les suivantes : utilisation d’un logiciel de PAO, conception par des professionnels, format de conception ne permet pas de diffuser le document.
La présentation de Sylvie Goldfain a porté sur cette dernière catégorie de PDF : les versions PDF des documents d’édition.
Pour l’accessibilité, on distingue 3 étapes de conception importantes pour la chaîne de conception d’un document d’édition (par exemple, un rapport annuel ou un magazine d’entreprises) :
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L’étape de conception de la charte graphique (étape 1),
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L’étape de maquettage du document avec déclinaisons de toutes les pages du document (étape 2),
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L’étape de génération du PDF qui est d’un côté envoyé à l’imprimeur pour les sorties papier, de l’autre livré au client pour diffusion au format PDF (étape 3).
A quelle étape faut-il intervenir pour que le PDF livré soit accessible ? à toutes !
Voici quelques exemples de prise en compte de l’accessibilité pour les étapes 1 et 2 :
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(Étape 1) Pendant la phase de conception de la charte graphique, il faut par exemple définir des contrastes suffisants, définir une écriture avec des accents sur les lettres majuscules, définir des mises en page de graphique qui n’utilisent pas la couleur uniquement pour les légendes etc. Si ces critères ne sont pas respectés en phase de conception graphique, ils limiteront le niveau d’accessibilité du PDF ou rendront la mise en accessibilité longue et complexe.
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(Étape 2) A partir de la charte, l’ensemble des contenus du document va ensuite être mis en page dans le logiciel de PAO. La façon dont ce logiciel va être utilisé aura des conséquences importantes en terme d’accessibilité. Si par exemple un texte est à cheval sur 2 pages, il sera lu partiellement lors de la lecture de la 1ère page et partiellement lors de la lecture de la 2ème page, ce qui est inaccessible. Pour que ce contenu soit accessible, il faut que la double page soit définie comme une page A3. Autre exemple : si un texte doit avoir un effet d’ombrage, il ne faut pas réaliser cet ombrage en superposant 2 textes dans le logiciel de PAO dont l’un représente l’ombre de l’autre. En effet, cela entraînera une double lecture par les synthèses vocales. Il faut au contraire utiliser les fonctions prévues à cet effet dans le logiciel de PAO.
De nombreuses autres mises en page, si elles ne sont pas faites correctement vont limiter le niveau d’accessibilité du PDF ou rendre sa mise en accessibilité longue et complexe.
Une fois que le document est finalisé dans le logiciel de PAO, une version PDF doit être générée. A ce stade, il faut baliser le document PDF. C’est l’étape la plus importante.
Le balisage consiste à structurer les contenus d’un fichier PDF en insérant différents types d’information : ajout d’un titre et définition de la langue du document, ajout d’informations sémantiques sur les textes, ajout de légendes textuelles aux images etc. Une fois ce balisage réalisé, il faut vérifier et modifier si nécessaire l’ordre de lecture des différents contenus du PDF.
On le voit : l’accessibilité est à intégrer à chacune des étapes de conception du document.
Pourquoi l’accessibilité est-elle aujourd’hui si peu prise en compte dans les documents PDF ?
Début 2009, à la demande de certaines grandes entreprises françaises, Atalan (société de conseil spécialisée dans l’accessibilité numérique et la prise en compte du handicap) étudie l’accessibilité des documents PDF et identifie 2 points qui limitent la prise en compte de l’accessibilité dans la chaîne de conception des documents d’édition :
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Point n° 1 : les professionnels de la communication se sentent peu concernés par l’accessibilité numérique et ne connaissent pas les manipulations à effectuer
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Point n° 2 : il n’existe pas de documentation de qualité expliquant comment baliser un PDF
Fort de ce constat, Atalan en partenariat avec 9 grandes entreprises françaises (Air Liquide, AREVA, BNP Paribas, Capgemini, LVMH, SNCF, Société Générale, SPIE, Thales) a lancé le projet AcceDe dont l’objectif est d’apporter des réponses aux points mentionnés ci-dessus et notamment de :
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1. Sensibiliser les professionnels de la communication.
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2. Former les agences des entreprises partenaires.
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3. Créer puis diffuser des notices méthodologiques sur le principe du Libre.
Pour être claires, précises et bien adaptées aux besoins des équipes opérationnelles, ces notices méthodologiques sont conçues de la façon suivante :
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Constitution d’un échantillon représentatif de documents d’édition.
Un échantillon de documents d’édition « pilotes » est ainsi balisé dans le cadre du projet AcceDe. Cet échantillon est constitué de documents d’édition venant de chacune des entreprises partenaires. Il s’agit d’un échantillon de 2 documents, de 2 à 60 pages suivant les documents. Les retours d’expérience de ces balisages ont permis d’enrichir les notices d’exemples concrets.
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Réalisation du balisage de ces documents par les agences de communication qui ont conçu ces documents.
Le balisage de chaque document est réalisé par le professionnel de communication qui a conçu le document. Pour cela, Atalan a formé et assisté les personnes en agence qui ont eu la responsabilité de baliser les documents. Ce premier transfert de compétences vers des acteurs cibles des notices a permis de valider la démarche et l’approche pédagogique à suivre pour former au balisage. Ces retours ont été utilisés par Atalan pour les notices.
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Mise à jour des notices par Atalan à partir des retours d’expérience des agences de communication.
A partir des retours d’expérience des agences, les notices ont été mises à jour.
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Appel à commentaires.
La finalisation des notices est prévu fin avril. Un appel à commentaires est prévu courant mai 2010 et la mise en ligne sur le site www.accede.info est prévue pour juin 2010.
Avril 2010, 15 professionnels de la communication participaient au projet AcceDe.
AcceDe a permis également de faire de premiers bilans concernant l’intégration de l’accessibilité dans les PDF générés à partir de documents d’éditions. Ces bilans sont les suivants :
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Le balisage d’un document PDF peut être réalisé par tous et ne nécessite pas de compétences techniques
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En l’absence de formation et de notices, il faut compter 4 à 6 mois d’apprentissage pour bien maîtriser la technique d’apprentissage. Avec les notices AcceDe et/ou les formations au balisage proposées dans le cadre d’AcceDe, il faut compter 3 à 4 jours d’apprentissage (2 jours de formation et de la pratique)
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L’impact de respecter les critères d’accessibilité en phase de conception PAO est négligeable
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L’intérêt et la vérification du balisage par le commanditaire est un facteur clé de succès
Le projet AcceDe suscite beaucoup d’intérêts. Depuis quelques mois, de nombreux acteurs institutionnels se sont intéressés à l’initiative AcceDe et le projet a reçu de premiers soutiens (Association des Paralysés de France (APF), Association Valentin Haüy (AVH), Coopérative AccessibilitéWeb (Québec), Institut Nazareth et Louis Braille (Québec), ParisTech, Télécom ParisTech…).
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